Custodia y operación diaria · Lección 02 de 03
Ingreso, servicio, devolución y retiro definitivo
Separa cuatro flujos que suelen confundirse y asigna estado, evidencia y responsable a cada uno.
Qué resuelve
Documentar los cuatro flujos punta a punta y eliminar estados ambiguos.
Lo que vas a producir
Cuatro procedimientos de una página con responsable y criterio de cierre.
Una botella no “entra y sale”. Pasa por cuatro flujos con riesgos distintos. Separarlos permite limitar permisos, capacitar y auditar.
Flujo 1: ingreso
Objetivo: aceptar una botella bajo condiciones conocidas y ubicarla.
- Identifica socio y vigencia.
- Confirma capacidad y bebida aceptada.
- Revisa condición, sello, nivel y particularidades a la vista del socio cuando sea posible.
- Captura datos y fotografía.
- Asigna identificación y ubicación.
- Confirma alta o entrega constancia según el canal definido.
No prometas autenticidad o valuación si no es un servicio profesional contratado. El registro describe condición observable.
Cierra cuando: la botella está identificada, ubicada y visible para el socio o responsable autorizado según el proceso.
Flujo 2: servicio
Objetivo: entregar la botella correcta a una persona autorizada dentro del establecimiento.
- Recibe solicitud por canal permitido.
- Valida titular o invitado y alcance.
- Localiza y compara identificación.
- Registra salida a mesa, barra o evento.
- Entrega al rol de servicio y confirma recepción.
- Aplica estándar de bebida, cristalería y consumo responsable.
No mezcles retirar del locker con retirar del establecimiento.
Cierra cuando: el responsable de mesa recibe la botella y el sistema muestra en servicio.
Flujo 3: devolución
Objetivo: regresar la botella al resguardo con condición actualizada.
- Recibe del responsable de servicio.
- Revisa botella, cierre y nivel.
- Registra foto y cualquier incidencia.
- Devuelve a ubicación válida.
- Cierra movimiento y, si corresponde, notifica.
El punto de mayor riesgo es el lapso entre mesa y locker. No acumules botellas al final de la noche sin identificación temporal.
Cierra cuando: la ubicación final está confirmada y no quedan incidencias abiertas.
Flujo 4: retiro definitivo
Objetivo: terminar custodia y entregar fuera del programa.
- Recibe solicitud explícita.
- Verifica identidad y permiso para retiro definitivo.
- Confirma botella y condición.
- Registra evidencia de salida y receptor.
- Actualiza inventario y capacidad.
- Entrega constancia y resuelve obligaciones pendientes según contrato.
Una autorización para consumir en mesa no implica autorización para llevarse la botella.
Cierra cuando: la botella deja de aparecer como bajo custodia y el expediente conserva quién la recibió.
Matriz de responsabilidades
| Paso | Ejecuta | Verifica | Escala |
|---|---|---|---|
| Identidad y vigencia | host/gerencia según diseño | sistema o responsable de socios | gerente |
| Movimiento físico | staff autorizado | receptor siguiente | capitán/gerente |
| Foto y estado | quien ejecuta | validación del sistema o segundo rol | gerente |
| Incidencia | quien detecta | gerente | dirección/seguro/legal según severidad |
Adapta puestos, pero evita que una misma persona pueda crear socio, ajustar inventario y cerrar una disputa sin revisión.
Ensayo antes de abrir
Simula cuatro casos seguidos durante un turno: alta nueva, solicitud del titular, devolución con diferencia de nivel y retiro por autorizado. Usa botella de práctica claramente marcada. Observa tiempos, huecos y frases que contradicen reglas.
Acción de esta semana
Escribe cada flujo en una hoja. Debe caber completo sin “etc.” ni “según corresponda”. Pide a alguien nuevo ejecutarlo; si necesita explicación oral, el procedimiento todavía no es transferible.