Todo lo que preguntan los dueños de bares y restaurantes sobre Kavasoft

Kavasoft es una plataforma de custodia de botellas para bares y restaurantes. Administra la botella que tu cliente compró y dejó guardada para su siguiente visita: quién es el dueño, cuánto le queda, dónde está y quién la tocó por última vez. Cada movimiento queda con foto, hora, ubicación y responsable, y ningún registro se edita ni se borra.

Es el servicio de guardar la botella que tu cliente compró y no se llevó completa, conocido en la industria como bottle keep. Puede ser un locker físico, una sección de tu barra o una cava. Kavasoft administra la parte que se rompe cuando el programa crece: dueño, nivel, ubicación e historial de cada botella.

Es una membresía en la que el negocio asigna un espacio a un socio para custodiar las botellas que compra y no consume por completo. El espacio, los beneficios y el servicio forman una experiencia continua. Kavasoft administra membresías, espacios disponibles, socios, botellas y auditorías desde el mismo sistema.

Kavasoft sirve a cualquier negocio que tenga cavas o guarde botellas de sus clientes. Eso incluye restaurantes, bares, hoteles, clubes, steakhouses, restaurantes fine dining con cavas privadas y grupos con varias sedes que quieren el mismo estándar en todas, además de cualquier otro negocio que custodie botellas ajenas.

Sirve para ambos. Kavasoft registra whisky, tequila, mezcal, cognac, ron añejo y vino, entre otras botellas. Cada una conserva su nivel, su foto, su ubicación y su propio historial de movimientos.

No. Kavasoft no es un punto de venta, no es un inventario de bodega ni un sistema de compras a proveedores, y no administra la carta ni la cocina. Administra la botella que ya es de tu cliente y está guardada contigo; todo lo demás lo sigue haciendo tu sistema actual.

Si guardas menos de 15 o 20 botellas y siempre las atiende la misma persona, una libreta te va a alcanzar. El punto de quiebre llega cuando hay más de un turno tocando las botellas, cuando tu equipo rota o cuando ya tuviste el primer reclamo que no supiste resolver.

La botella recorre seis pasos, todos con evidencia: se abre la cava a nombre del cliente, entra la botella con foto, se sirve y se vuelve a guardar, sale con un código QR, se audita y, si hay un reclamo, se consulta su expediente. Ningún movimiento existe sin foto, hora y nombre de quien lo hizo.

Se registra la foto, la marca, el tipo, el volumen, el nivel, la cava y la posición donde queda, el nombre de quien la recibió y la hora. El cantinero toma una foto y la visión artificial propone marca, tipo, volumen y nivel; cuando la IA duda, lo indica y pide verificación humana.

Cada servicio registra el nivel antes y el nivel después, con foto, hora y el nombre de quien sirvió. El cliente recibe una notificación en su celular con el nivel nuevo, así que deja de llamar a la barra para confirmar que su botella sigue ahí.

El retiro se autoriza con un código QR que el cliente genera desde su app, válido por cuatro horas, o con su tarjeta digital de socio, cuyo QR se renueva cada 30 minutos. Si la cámara falla, hay un código corto de seis caracteres. Para clientes que no usan la app, el equipo puede localizarlos por nombre o teléfono y registrar el retiro.

Sí, si el dueño lo autoriza desde su app. El permiso es por botella, no por cava completa, y el dueño lo retira cuando quiera. El movimiento queda con foto, hora y el nombre de quien autorizó y de quien recibió la botella.

No. Ningún movimiento se edita ni se borra: la corrección entra como un movimiento nuevo y los dos quedan visibles en el historial, con su foto y su hora. Eso es lo que hace que el expediente sirva frente a un reclamo.

El nivel de la botella queda desfasado hasta el siguiente movimiento o la siguiente auditoría, que es donde aparece la diferencia. La auditoría ciega compara lo que hay contra lo último registrado y muestra el hueco con su monto estimado.

Sí. Cada sede opera con sus propias cavas, su propio equipo y sus propios datos, y la dirección ve el grupo completo. El aislamiento entre negocios vive en la base de datos, no solo en la interfaz.

Kavasoft incluye un panel web para el dueño o gerente, una app para el equipo (operadores y auditores) y una app para el cliente que deja su botella, además de un portal web para el cliente que no quiere instalar nada. Las apps del equipo y del cliente están en iOS y Android.

El panel web es donde el dueño o gerente administra socios y membresías, cavas e inventario de botellas, auditorías y sus discrepancias, alertas de clientes en riesgo, comunicaciones con los socios y reportes. Si hay varias sedes, ve el grupo completo.

Catia es el asistente del panel de Kavasoft: le haces preguntas en lenguaje natural sobre tu negocio y responde con los datos de tu propia cuenta. Por ejemplo, qué socios llevan tiempo sin volver o qué botellas se consumen más.

La app del equipo es la herramienta de piso para guardar, servir, retirar y auditar botellas, con foto en cada paso. Escanea el QR del cliente, registra el nivel y muestra solo lo que cada rol necesita: el operador ve la cava que atiende y el cliente activo, y el auditor ve sus auditorías asignadas.

Sí, porque la evidencia sirve cuando cada movimiento tiene un nombre detrás. Si usas una tablet fija en la barra, se ancla con un PIN por empleado, así que cada movimiento queda a nombre de quien lo hizo sin cerrar y abrir sesión en cada servicio. Los usuarios del equipo no se cobran aparte.

El cliente ve únicamente sus botellas: foto real, tipo, capacidad, nivel de llenado, la cava donde están y el historial de cada movimiento con foto, hora y responsable. Desde la app también genera el QR para pedir su botella y autoriza a acompañantes botella por botella.

No. La app suma para quien la quiere, pero nunca es requisito. El cliente también puede usar el portal web desde el navegador, y el equipo puede localizarlo por nombre, teléfono o código y completar el servicio desde la app del equipo.

No. Las apps corren en los celulares y tabletas que tu equipo y tus clientes ya tienen, y el panel se abre en cualquier navegador. No se necesitan etiquetas especiales ni lectores; lo único físico es el mueble o los lockers donde guardas las botellas.

La cava no necesita nada especial: es el espacio donde guardas las botellas. Lo que necesita conexión es el celular o la tablet de tu equipo, para registrar movimientos, subir las fotos y mostrar la información al momento. Si la señal es débil en esa zona del bar, conviene revisar la cobertura de wifi o de datos antes de empezar.

Cada entrada, servicio, retiro y auditoría queda con foto, fecha y hora, ubicación, nivel antes y después y el nombre de quien lo hizo. La suma de esos registros es el expediente de la botella, que no se puede editar ni borrar.

Una auditoría ciega es un conteo en el que el auditor no ve el inventario esperado: solo cuenta y fotografía lo que encuentra. Después el sistema compara contra el último registro y el panel muestra las discrepancias con la pérdida estimada en pesos. En la auditoría normal sí lo ve; la ciega es más lenta, pero es la que sirve para medir mermas porque elimina el sesgo de confirmar lo que uno espera encontrar. Las auditorías están disponibles en los planes Professional y Enterprise.

La IA identifica lo que se fotografía y lo contrasta contra la última imagen registrada de esa botella, pero no sustituye el criterio del auditor. Marca lo que no coincide para que una persona lo revise; la decisión sobre cada discrepancia siempre la toma alguien de tu equipo.

No necesariamente. El auditor es un rol que se asigna, no un puesto nuevo: puedes dárselo a alguien de tu equipo que no opere esa barra. Lo que importa es separar a quien cuenta de quien registra a diario.

Cada rol ve lo suyo: el cantinero, su operación; el auditor, el conteo sin saldos esperados; la dirección, todo; el cliente, únicamente sus botellas. Ningún negocio puede ver los datos de otro.

Responde el negocio, igual que hoy: la botella es propiedad de tu cliente y está bajo tu custodia. Kavasoft no asume esa responsabilidad, la documenta: cada movimiento queda con foto, hora y responsable, así que la conversación deja de ser palabra contra palabra y pasa a ser un expediente. Los límites de responsabilidad del proveedor están en los Términos de servicio.

Sí. Un conector llamado SR Agent se instala en la computadora donde ya trabaja tu Soft Restaurant y sincroniza meseros, clientes, menú, cuentas abiertas y ventas cerradas. Con eso Kavasoft liga la botella del socio con la cuenta abierta de su mesa y precarga socios y meseros. La integración está disponible en los planes Professional y Enterprise.

No. La sincronización lee la información de Soft Restaurant y no altera tus ventas, tus cobros ni tu histórico. Lo único que puede crear un registro en Soft Restaurant son acciones que una persona inicia desde el panel de Kavasoft, como dar de alta a un socio como cliente del punto de venta y ligarlo a la cuenta de su mesa; nunca ocurren de forma automática y quedan registradas con quién y cuándo.

No. Kavasoft opera al lado de tu sistema actual, no lo reemplaza. Con Soft Restaurant hay integración; con cualquier otro punto de venta, Kavasoft funciona de forma independiente, porque la custodia, la evidencia y las auditorías no dependen de un punto de venta conectado.

Lo puedes instalar tú: se instala una sola vez en la computadora donde ya trabaja tu Soft Restaurant y el conector te guía en tres pasos. Si prefieres hacerlo acompañado, el equipo de Kavasoft te ayuda. Con varias sucursales, cada una instala su propio conector.

No. Kavasoft funciona como complemento de Soft Restaurant, pero no es un módulo de National Soft ni sustituye ninguna función del punto de venta. Le agrega lo que el punto de venta no hace: la custodia de las botellas que tus clientes dejan guardadas.

Kavasoft tiene tres planes anuales en pesos mexicanos, más IVA: Starter, $17,999 al año (20 cavas); Professional, $24,999 al año (45 cavas); y Enterprise, $49,500 al año (100 cavas). Son precios de lanzamiento. La facturación es anual porque es el mismo ciclo con el que los bares y restaurantes cobran las membresías de cava a sus clientes.

No todas. Los tres planes incluyen la app del equipo, la app de tus clientes, la evidencia fotográfica, los retiros con QR, las alertas de clientes en riesgo, Catia y los insights con IA. Las auditorías normales y ciegas con IA y la integración con Soft Restaurant están en Professional y Enterprise, no en Starter. Enterprise suma soporte prioritario. También cambian las cavas (20, 45 y 100) y los socios por cava (2, 4 e ilimitados).

Sí. La demo de 14 días cuesta $199 MXN con IVA incluido, en un solo pago, sin cargos automáticos al terminar. Recibes un restaurante ya armado con tu nombre y tu logo, socios y botellas de ejemplo, y todas las funciones del plan más completo con las apps reales. Sirve para practicar, invitar a tu equipo y aprender a usarlo. Si contratas, los $199 se descuentan de tu plan.

La demo usa datos de ejemplo para que practiques sin riesgo. Tiene límites (5 socios, 3 personas del equipo y las ventas de cava se simulan sin cobro real). Después de los 14 días queda 7 días en solo consulta y luego se borra. Al contratar arrancas tu restaurante desde cero con tus datos reales.

No. Ningún plan tiene cargo de instalación ni de configuración, y no hay contrato de permanencia ni penalización por cancelar.

Se paga con un solo cargo anual en pesos mexicanos, procesado por Stripe, con las tarjetas de crédito y débito principales (Visa, Mastercard y American Express). Los precios publicados no incluyen IVA. Si necesitas factura, compartes tus datos fiscales al contratar.

Puedes subir de plan cuando quieras y la diferencia se cobra de forma prorrateada. Para bajar de plan, el cambio aplica en tu siguiente ciclo anual. Si necesitas más cavas sin cambiar de plan, puedes agregar cavas adicionales ($1,080, $667 o $594 al año + IVA por cava, según tu plan).

No. La suscripción es anual y no se reembolsan periodos parciales: al cancelar conservas el acceso hasta que termina el periodo que ya pagaste. Lo que sí puedes hacer es elegir otro plan para el siguiente ciclo.

El plan mínimo (Starter) es de 20 cavas; no hay uno más chico. Si necesitas más de 100 cavas o tienes varias sucursales, se cotiza en una conversación directa con el equipo.

Creas tu cuenta, la puesta en marcha con IA carga el logo, las fotos y el menú desde el sitio web de tu negocio, y te queda una cava de demostración para explorar. Cuando quieras empezar de verdad, borras los datos de muestra con un clic y registras tu primera botella real.

Registrar una salida son tres toques y una foto, y la app del equipo solo muestra lo que cada rol necesita. No hay un sistema completo que aprender; lo que más cuesta es el hábito de fotografiar siempre, y ese se construye exigiendo la foto desde el primer día.

Subes el archivo que ya tengas y un agente de inteligencia artificial acomoda la información en Kavasoft. Sirve casi cualquier formato: Excel u otras hojas de cálculo, PDF, imágenes o fotos de las hojas de tu libreta. Así cargas botellas, clientes y ubicaciones sin capturarlos a mano uno por uno.

Sí. Puedes publicar los espacios disponibles, registrar prospectos, cobrar membresías y dar seguimiento desde el mismo sistema en el que después operarás las botellas.

Te contactamos en menos de 24 horas para resolver lo que sea necesario. El soporte es en español (Enterprise incluye soporte prioritario), y hablas directamente con el equipo que construye el producto, no con un centro de soporte.

En menos de 24 horas el equipo de Kavasoft se pone en contacto contigo para resolver lo que sea necesario, ya sea una duda de uso, un ajuste en tu cuenta o un problema en plena operación.

Descargas la app de socios en iOS o Android, entras con Google, Apple o tu correo y te vinculas con el negocio usando el código que él te da. A partir de ahí ves cada botella con su foto real, su nivel de llenado y su historial. Si prefieres no instalar nada, el portal web muestra lo mismo desde el navegador.

No. Quien contrata Kavasoft es el bar o restaurante; para el cliente la app es gratuita, sin suscripción ni publicidad.

Sí. Recibes una notificación en el celular por cada movimiento de tus botellas, con el nivel que quedó. Desde tu perfil eliges con qué detalle quieres los avisos y en qué idioma, o silencias los que no te interesan.

Sí, con permiso por botella y no por cava completa. Autorizas a un acompañante a servirse de una botella concreta y le retiras el acceso cuando quieras, sin avisarle al negocio. Cada consumo autorizado queda con foto, hora y responsable.

Revisa el historial de la botella: cada movimiento tiene foto, hora, nivel antes y después y el nombre de quien la sirvió. Ese registro no se puede editar ni borrar, ni por el negocio ni por Kavasoft, así que tú y el bar miran la misma prueba. Si algo no cuadra, lo hablas con el negocio con el expediente en la mano.

La información se guarda en PostgreSQL con Row Level Security, así que cada negocio accede solo a sus propios datos. Las comunicaciones usan TLS, las imágenes se guardan cifradas en reposo y el acceso del equipo se controla con permisos por rol. Los pagos se procesan con Stripe, certificado PCI DSS, y ningún dato de tarjetas toca los servidores de Kavasoft.

Tus datos son tuyos y puedes exportarlos en cualquier momento, también antes de irte. No hay contrato de permanencia; después de cancelar aplican los plazos de conservación y eliminación publicados.

Sí, puedes exportar tus datos en cualquier momento. No tienes que esperar a cancelar ni pedir una copia al terminar el servicio.

El tratamiento de datos personales se describe en el aviso de privacidad de Kavasoft. Cada cliente ve únicamente sus propias botellas, y ningún negocio puede ver los datos de otro.

Se solicita por correo a [email protected] desde la dirección asociada a tu cuenta, con el asunto «Solicitud de eliminación de cuenta». La página de eliminación de cuenta detalla qué datos se borran y cuáles se conservan por obligación legal.

Kavasoft es una empresa mexicana que nació del cruce entre operación de hospitalidad y desarrollo de software. La crearon para sacar la custodia de botellas de las libretas, las etiquetas con cinta y las fotos sueltas en celulares personales. El equipo es pequeño, así que el trato es directo con quienes construyen el producto.

Kavasoft es una empresa mexicana con sede en Mérida, Yucatán, México. El producto está construido en español para la forma en que operan los bares y restaurantes en México y Latinoamérica, y el cobro se procesa en pesos mexicanos.

El producto está construido y operando: panel web, apps del equipo y del cliente, evidencia fotográfica, auditorías e integración con Soft Restaurant.

Puedes escribir a [email protected] o por WhatsApp al +52 999 140 0560. También puedes usar el formulario de contacto del sitio.