Operador
App del equipoEl cantinero o mesero que recibe, sirve y entrega. Ve la cava asignada, el cliente activo y el registro de entrada o salida. Nada más.
cadena de custodia
Cómo funciona: el recorrido de una botella, paso a paso
Desde que se abre la cava a nombre de tu cliente hasta que se manda el expediente por un reclamo. Seis pasos, cuatro roles y una sola regla: ningún movimiento existe si no tiene foto, hora y el nombre de quien lo hizo.
No reemplaza tu punto de venta.Ver todas las funciones
la cadena
Seis pasos y lo que queda registrado en cada uno
Ninguno es opcional. Esa es la diferencia entre un inventario y una prueba.
- Paso 1 de 6Administrador
Se registra en
Panel web
administradorSe abre la cava a nombre del cliente
El cliente queda dado de alta con su ficha, su nivel de membresía, su vigencia y las personas que pueden tocar sus botellas. A partir de ese momento la cava tiene dueño, y cada botella que entre ahí tiene a quién responderle.
Queda registrado
- Ficha del socio
- Nivel de membresía
- Invitados autorizados
- Paso 2 de 6Operador
Se registra en
App del equipo
operadorEntra la botella
El cantinero apunta la cámara y la visión artificial reconoce marca, tipo, volumen y nivel desde la foto. Se registra la cava, la posición exacta y el nombre de quien la recibió. No hay formulario que llenar.
Queda registrado
- Foto, marca y volumen
- Nivel y ubicación
- Operador y hora
- Paso 3 de 6Operador
Se registra en
App del equipo
operadorSe sirve y vuelve a guardarse
Cada servicio en mesa registra el nivel antes y el nivel después, con foto. El cliente recibe la notificación en su celular con el nivel nuevo, así que deja de llamar a la barra para confirmar que su botella sigue ahí.
Queda registrado
- Nivel antes y después
- Foto del servicio
- Aviso al cliente
- Paso 4 de 6Cliente e invitado
Se registra en
App del socio y app del equipo
cliente e invitadoSale con QR, aunque no venga el dueño
El retiro se autoriza con el código que el cliente genera desde su app, o con el que le comparte a un invitado. El código de la tarjeta rota cada 30 minutos y la solicitud vale cuatro horas; si la cámara falla, hay un código de seis caracteres. Nadie se lleva una botella con una llamada telefónica de por medio.
Queda registrado
- Quién autorizó
- Quién retiró
- Foto y hora del retiro
- Paso 5 de 6Auditor
Se registra en
App del equipo y panel web
auditorSe audita, normal o a ciegas
En la auditoría ciega el auditor no ve el inventario esperado: solo cuenta y fotografía. La IA identifica lo que se fotografió, el sistema compara contra el registro anterior y el panel muestra las discrepancias con la pérdida estimada en pesos.
Queda registrado
- Conteo y fotos
- Diferencias encontradas
- Monto estimado
- Paso 6 de 6Dirección
Se registra en
Panel web
direcciónY si hay un reclamo, se manda el expediente
El historial de una botella es la suma de todo lo anterior, con fotos fechadas y nombres. Ningún movimiento se edita ni se borra: si algo se capturó mal, la corrección entra como un movimiento nuevo y ambos quedan a la vista. La conversación termina donde empieza la evidencia.
Queda registrado
- Expediente completo
- Disponible para consulta dentro del sistema
quién hace qué
Cuatro roles, cuatro pantallas distintas
Nadie ve el sistema completo. Cada quien ve lo que le toca, y eso es lo que hace que no haya nada de más que aprender.
Auditor
App del equipoLevanta auditorías normales y ciegas. En la ciega cuenta sin ver el inventario esperado, para que el conteo no se acomode al resultado.
Administrador
Panel webAbre cavas, configura membresías, revisa reportes y habla con los socios. Ve la operación completa y, si hay varias sedes, el grupo entero.
Cliente
App del socio o portal webVe únicamente sus botellas: nivel, ubicación e historial con fotos. Autoriza retiros y comparte acceso botella por botella.
el arranque
Qué pasa el primer día
Nadie migra un programa de custodia en una tarde. Esto es lo que sí ocurre el día que creas la cuenta.
Creas la cuenta
La puesta en marcha con IA jala el logo, las fotos y el menú desde tu propio sitio web, así que no empiezas con una pantalla en blanco.
Exploras con datos de muestra
Te dejamos una cava de demostración lista para recorrer con tu equipo. Cuando quieras empezar de verdad, borras los datos de muestra de un clic.
Registras tu primera botella real
Con las botellas que ya tienes guardadas. La demostración toma minutos; montar tu operación completa depende de cuántas botellas custodies hoy.
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preguntas frecuentes
Sobre la operación diaria
¿Cuánto tarda mi equipo en aprender a usarlo?
Registrar una salida son tres toques y una foto. La app del equipo solo muestra lo que ese rol necesita: la cava asignada, el cliente activo y el registro de entrada o salida. No hay un sistema completo que aprender. La curva real está en el hábito de fotografiar siempre, no en la interfaz.
¿Qué pasa si un mesero olvida registrar un servicio?
El nivel de la botella queda desfasado hasta el siguiente movimiento o la siguiente auditoría, que es donde aparece la diferencia. Por eso la auditoría ciega importa: no depende de que alguien recuerde, compara lo que hay contra lo último registrado y muestra el hueco con su monto estimado.
¿Se puede editar un movimiento mal capturado?
No se edita ni se borra. La corrección entra como un movimiento nuevo y los dos quedan visibles en el historial, con su foto y su hora. Es lo que hace que el expediente sirva frente a un reclamo: si se pudiera corregir hacia atrás, no probaría nada.
¿Quién ve qué?
Cada rol ve lo suyo. El cantinero, su operación. El auditor, el conteo sin saldos esperados. La dirección, todo. El cliente, únicamente sus botellas. Y ningún negocio puede ver los datos de otro: el aislamiento es por diseño en la base de datos, con Row Level Security de PostgreSQL.
¿Un invitado puede retirar la botella sin que venga el socio?
Sí, si el socio lo autoriza desde su app. El invitado recibe un código temporal y el retiro queda con foto, hora y el nombre de las dos partes: quién autorizó y quién se llevó la botella. El código expira solo.
¿Tengo que cambiar mi punto de venta para operar así?
No. Kavasoft opera al lado de tu sistema actual. Con Soft Restaurant hay integración que sincroniza meseros, clientes, menú y ventas cerradas y liga la botella con la cuenta abierta de la mesa, sin alterar tus ventas ni tu histórico. Con cualquier otro sistema funciona de forma independiente.
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