Custodia y operación diaria · Lección 01 de 03
Los cuatro datos no negociables de cada movimiento
Define foto, hora, ubicación y responsable como evidencia mínima para que una botella no dependa de memoria o chats.
Qué resuelve
Establecer un mínimo de evidencia común para recepción, servicio, devolución y retiro.
Lo que vas a producir
Hoja de protocolo para barra con datos, estados y criterio de cierre.
Cada movimiento debe poder responder, sin reconstrucciones, qué botella fue, cuándo ocurrió, dónde quedó y quién lo ejecutó. La evidencia mínima recomendada por Kavasoft es foto, hora, ubicación y responsable; añade identidad del socio, tipo de movimiento y condición cuando aplique.
Un mensaje en un chat puede avisar, pero no sustituye un registro estructurado. Se pierde entre conversaciones, no define estado y rara vez deja una ubicación verificable.
1. Foto útil, no foto decorativa
La imagen debe permitir reconocer botella y condición. En recepción o devolución captura:
- botella completa y etiqueta identificable;
- cierre o sello cuando sea relevante;
- nivel visible en botellas abiertas;
- daño, fuga o particularidad;
- contexto suficiente para asociar el movimiento.
Evita reflejos que oculten el nivel, dedos sobre la etiqueta y fondos con varias botellas que generen duda. La foto no prueba por sí sola propiedad ni autorización; forma parte del expediente.
2. Hora del sistema
Usa una marca de tiempo generada al registrar, no escrita de memoria al cierre. Si el equipo trabaja sin conexión, la contingencia debe distinguir hora del movimiento y hora de sincronización.
La secuencia ayuda a investigar un incidente: salida a mesa, devolución y cambio de turno. Una hora sin tipo de movimiento no basta.
3. Ubicación exacta
“En la cava” no es ubicación. Usa una nomenclatura que sobreviva al cambio de turno:
Zona - módulo - posición
Ejemplo: DEST-A-014
La ubicación temporal debe existir como estado formal y tener plazo. Si una botella espera alta o devolución, asigna responsable y siguiente acción.
4. Responsable identificado
Registra a la persona que ejecuta, no al usuario genérico del turno. Los permisos deben ser individuales y desactivarse cuando alguien cambia de puesto o sale del negocio.
Responsable no significa culpable. Significa que existe un punto de verificación y que el proceso puede corregirse.
Datos adicionales por movimiento
| Movimiento | Datos adicionales |
|---|---|
| Ingreso | socio, bebida, condición, sello, nivel, procedencia según regla |
| Servicio | solicitante, autorización, mesa o evento, entrega |
| Devolución | condición, nivel, ubicación final, incidencia |
| Retiro definitivo | identidad, alcance de permiso, constancia de cierre |
| Ajuste | motivo, autorización, evidencia anterior y nueva |
Cuándo se considera cerrado
Un movimiento termina cuando la botella llega a estado válido y la siguiente persona puede encontrarla. “Ya la llevé” no cierra el servicio si nadie registra devolución o retiro.
Define validaciones:
- no se cierra ingreso sin ubicación;
- no se cierra devolución sin condición y foto;
- no se cierra retiro definitivo sin identidad y confirmación;
- un ajuste requiere motivo y permiso superior.
Contingencia
Si sistema o internet fallan, usa una hoja numerada con los mismos campos. Al volver, una persona captura y otra concilia. Conserva la referencia al folio para no crear dos movimientos desconectados.
Acción de esta semana
Imprime el protocolo y observa diez movimientos reales. Marca cualquier dato que el equipo no puede capturar sin frenar el servicio. Ajusta herramienta o roles, no elimines evidencia para esconder un diseño lento.