Software CRM para restaurantes: comparativa y precios 2026

¿Qué es un software CRM para restaurantes?

Un software CRM para restaurantes es la plataforma que guarda el perfil de cada comensal —visitas, reservas, preferencias, alergias y gasto— y lo usa para segmentar y comunicar. Se divide en dos categorías: plataformas nativas de hospitalidad, que construyen el perfil solo desde la reserva y el POS, y CRM comerciales genéricos, que exigen captura manual o conectores.

La diferencia es medible. SevenRooms documenta más de 100 puntos de datos por huésped y más de 65 integraciones de punto de venta; un CRM generalista como Capsule empieza con cinco campos personalizados en su plan gratuito. Esa brecha decide si el perfil se llena solo o si alguien lo teclea después del servicio.

El precio público de entrada va de USD 0 a USD 499 al mes por local, según proveedor y plan, y varias plataformas suman cargos por comensal. Por eso la elección se resuelve comparando costo total a tres años, no la mensualidad.

CRM para restaurantes: primero compara la categoría

SevenRooms, OpenTable, Eat App y CoverManager nacen alrededor de reservas, mesas y perfiles de huéspedes. Capsule y Bitrix24 son CRM comerciales generalistas. Todos pueden guardar contactos, pero no resuelven el mismo trabajo ni exigen la misma implementación.

Esta comparativa de CRM para restaurantes sirve para construir una lista corta, no para declarar un ganador universal. Se revisó el 20 de julio de 2026 a partir de documentación y precios públicos de los proveedores. No sustituye una cotización local, una revisión contractual ni una prueba con tu POS, canales y datos.

Para conceptos, segmentación y campañas, consulta la guía sobre cómo usar un CRM para fidelizar clientes. Aquí nos concentramos en elegir proveedor.

Respuesta rápida

Si reservas, piso, historial de visitas y gasto POS deben alimentar el perfil automáticamente, empieza por plataformas nativas de restaurante. Si solo necesitas gestionar relaciones comerciales, eventos, convenios o membresías con captura manual, un CRM genérico puede costar menos. Compara costo total, propiedad y exportación de datos, no únicamente la mensualidad.

No asignes puntos antes de definir tu escenario. Una red de descubrimiento puede valer mucho para un restaurante nuevo y poco para uno que genera casi todas sus reservas directas. Un CRM flexible puede ser ideal para ventas privadas y torpe para el host stand.

Metodología y límites de esta comparativa

Se evaluaron seis dimensiones observables:

1. flujo nativo: reserva, lista de espera, piso y perfil;
2. captura de datos: manual, widget, canales, POS y grupos;
3. activación: notas de servicio, segmentación y comunicación;
4. integraciones: disponibilidad exacta por país, POS y plan;
5. economía: suscripción, consumo, add-ons e implementación;
6. salida: propiedad, acceso, exportación, borrado y continuidad.

No se realizó una prueba hands-on idéntica de cada producto ni se negoció una cotización. Las funciones pueden variar por mercado, plan, contrato y partner. Cuando no hay precio público, la tabla dice “cotización”; no estima un rango.

Las cuatro plataformas nativas de restaurante

SevenRooms: perfiles y operación integrados

SevenRooms CRM documenta perfiles automatizados con más de 100 puntos de datos, historial de visitas y gasto, notas, preferencias, auto-tags y campañas. La página indica más de 65 integraciones POS, no “más de 100 integraciones” genéricas.

No publica tarifa estándar en esa página. Solicita una cotización con módulos, locales, mensajería, implementación y soporte separados. Su ajuste potencial es mayor cuando reservas y POS pueden formar un perfil compartido entre locales; baja si las integraciones críticas no están disponibles en tu país.

Inclúyelo en la lista corta si: buscas una capa de huéspedes especializada y puedes conectar reservas, gasto y marketing.

Comprueba en demo: POS exacto, deduplicación, permisos entre locales, exportación completa, mensajes incluidos y costo de implementación.

OpenTable: red de demanda más operación

La página oficial de planes de OpenTable muestra para Estados Unidos Basic por USD 149/mes, Core por USD 299 y Pro por USD 499. También publica cargos por comensal de red: USD 1.50 en Basic después del periodo inicial y USD 1 en Core/Pro. Las reservas desde el sitio propio cuestan USD 0.25 por comensal o USD 49/mes en Basic y están incluidas en Core/Pro. Los importes y disponibilidad deben confirmarse para cada país.

Basic incluye base de huéspedes, etiquetas y notas; Core añade perfiles 360, reporte previo al turno y campañas; Pro añade más herramientas de relación y datos según la tabla vigente.

La página oficial de datos y seguridad de OpenTable distingue los datos ingresados por el restaurante —propiedad del restaurante— de los datos que el huésped aporta a las propiedades de consumo de OpenTable. Para estos últimos intervienen permiso y tratamiento dentro del ecosistema. No reduzcas esa relación a “todos los datos son míos”: revisa contrato, finalidad y exportación.

Inclúyelo si: la red de descubrimiento y reservas es parte del caso de negocio.

Comprueba: costo por origen de reserva, plazo/renovación, exportación, mensajería, POS y operación sin red. Pregunta también por comisiones de servicio sobre transacciones —depósitos, penalizaciones por no-show y prepago—, que reportes de 2026 sitúan alrededor del 2% y no aparecen en la tabla de planes.

Eat App: precios públicos y add-ons visibles

En la tarifa oficial de Eat App, la facturación anual publicada es Free USD 0, Starter USD 69/mes, Essential USD 159 y Pro USD 299; el selector mensual muestra USD 0, 99, 199 y 389. Free y Starter tienen límites de cubiertos; Essential y Pro publican reservas ilimitadas.

La página también publica el precio de cada add-on, y ahí cambia el cálculo: CRM y reportes inteligentes USD 39/mes, automatización USD 59, email marketing USD 49, mensajería personalizada USD 39, widget USD 19, lista de espera USD 19, gestión de reseñas USD 15 y red de reservas USD 2 por cubierto. Sumar CRM, automatización y email a un plan Starter casi duplica la mensualidad. Pro incluye todos los add-ons; confirma moneda, impuestos y disponibilidad regional.

Inclúyelo si: quieres una ruta de entrada pública y puedes probar con el volumen del local.

Comprueba: qué add-ons requiere tu flujo real, mensajería WhatsApp/SMS, POS, exportación, soporte y cambio de plan.

CoverManager: reservas, pagos y datos con cotización

CoverManager documenta reservas multicanal, disponibilidad, asignación de mesas, lista de espera, historial y soluciones para grupos, fine dining y hoteles. Su sitio afirma que el restaurante conserva el 100% de los datos de huéspedes, pero la forma de exportar, borrar y compartir debe quedar especificada en contrato.

No hay un precio estándar público en la solución revisada. Elimina de la comparativa cualquier cifra “habitual” que no proceda de una propuesta vigente.

Inclúyelo si: operas en un mercado atendido por el proveedor y reservas, pagos y datos deben vivir en una misma plataforma.

Comprueba: cotización por local/módulo, canales, POS/PMS, propiedad/exportación, SLA, soporte e implementación.

Dos CRM genéricos: útiles, pero no sustitutos directos

Capsule CRM

Capsule CRM ofrece en su plan gratuito hasta 250 contactos y dos usuarios, además de contactos, tareas y pipeline. Su publicación oficial de precios de CRM de bajo costo sitúa el plan pagado de entrada en USD 18 por usuario al mes con facturación anual.

No incorpora de forma nativa la lógica de mesas, cubiertos, turnos y reservas de un sistema restaurantero. Puede encajar para ventas de eventos, cuentas corporativas, concierge, membresías o relaciones B2B si defines campos y flujos. Suma conectores y trabajo manual al TCO.

Bitrix24

La página oficial de precios de Bitrix24 muestra Basic por USD 69/organización/mes o USD 49 con facturación anual, con cinco usuarios incluidos. El plan gratuito, revisado el 20 de julio de 2026, admite 1–2 usuarios, no usuarios ilimitados como circula en comparativas antiguas. Standard sube a USD 144/mes (USD 99 anual) para 50 usuarios. El precio es por organización, no por usuario, así que un grupo con muchos empleados puede salir barato y un local pequeño puede pagar capacidad que no usa.

Bitrix24 combina CRM, tareas, comunicación, formularios y automatización. Esa amplitud puede servir a un grupo con procesos comerciales, pero necesita diseño específico para representar visitas, mesas, ocasiones, gasto y permisos de servicio. No lo puntúes como si trajera reservas de restaurante nativas.

Matriz de posicionamiento

“Documentado” significa que el proveedor lo presenta públicamente; no garantiza disponibilidad en todo plan o país.

Opción	Categoría	Reservas/piso nativos	Perfil desde operación	Precio público revisado	Principal verificación
SevenRooms	Hospitalidad	Sí	Reservas + POS/integraciones	Cotización	Integraciones, módulos y exportación
OpenTable	Red + hospitalidad	Sí	Reservas, notas, POS según plan	USD 149/299/499 en EE. UU. + cargos	Origen de reserva y costo variable
Eat App	Hospitalidad	Sí	Reservas, CRM/add-ons	USD 0/69/159/299 anualizado	Add-ons, límites y mensajería
CoverManager	Hospitalidad	Sí	Reservas, historial y soluciones de datos	Cotización	País, contrato y exportación
Capsule	CRM general	No	Manual o integraciones	Gratis limitado; desde USD 18/usuario anual	Trabajo para adaptar el modelo
Bitrix24	Suite general	No	Manual o integración	Basic USD 69 mensual / 49 anual	Complejidad y límites vigentes

No conviertas esta tabla en un ranking numérico. Las plataformas de hospitalidad tienen más ajuste operativo; los CRM generales pueden ser suficientes para un problema comercial acotado.

Cómo calcular el TCO de tres años

Usa la misma moneda, impuestos y periodo para todos:

TCO = suscripción + cargos por uso + add-ons + integraciones + implementación + migración + hardware + horas internas + soporte adicional + costo de salida.

Modela al menos tres escenarios de demanda: bajo, esperado y alto. Para tarifas por cubierto o mensaje, usa datos reales de los últimos 12 meses. Separa reservas directas, red, teléfono y walk-in; multiplicar todos los comensales por una tarifa de red infla el costo.

Incluye costos que suelen quedar fuera de la demo:

• limpieza y deduplicación de perfiles;
• configuración de salones, turnos y reglas;
• capacitación y cobertura durante el cambio;
• SMS, WhatsApp, email y números telefónicos;
• POS, pagos, PMS, API o middleware;
• sandbox, ambientes, locales adicionales y soporte premium;
• exportación y cierre al terminar el contrato.

No calcules un “costo por comensal” sin publicar supuestos. Una mensualidad fija y una tarifa por uso reaccionan de forma distinta al volumen.

Datos, privacidad y salida

La propiedad contractual no garantiza portabilidad práctica. Antes de firmar, pide una exportación de muestra con:

• identificadores y campos personalizados;
• historial de reservas, visitas, notas y gasto;
• consentimiento, origen, fecha y preferencias de comunicación;
• relaciones entre personas, mesas, locales y transacciones;
• adjuntos o referencias relevantes;
• diccionario de datos y formato legible;
• mecanismo de borrado en producción, copias y subencargados.

En México, la LFPDPPP vigente exige tratamiento legítimo, controlado e informado. Evalúa quién es responsable, qué finalidad cubre el aviso, dónde se procesa, quién accede y cómo se atienden derechos. Una nota de alergia o preferencia religiosa merece más control que una etiqueta comercial.

Shortlist por escenario

Restaurante nuevo que necesita descubrimiento

Compara OpenTable con las plataformas directas y calcula cuánto vale la red frente al cargo variable. Mide reservas incrementales, no reservas totales atribuidas.

Restaurante con base directa y POS compatible

SevenRooms, Eat App, CoverManager u OpenTable pueden entrar en la lista según integraciones y país. Exige una prueba de ida y vuelta con el POS y corrige un perfil duplicado durante la demo.

Eventos, alianzas y ventas privadas

Capsule o Bitrix24 pueden ser suficientes si no necesitas piso ni reserva nativa. Define si la base comercial debe estar separada de los perfiles de comensal.

Grupo multisucursal

Prueba permisos por local, identidad compartida, reporting consolidado, residencia de datos y exportación. “Multilocal” en una diapositiva no demuestra que puedas separar acceso y operación.

Guion para una prueba de dos semanas

1. importa un conjunto pequeño, representativo y autorizado;
2. crea una reserva directa y otra de canal externo;
3. cambia fecha, tamaño, mesa y local;
4. registra una preferencia y corrígela;
5. integra un ticket POS y resuelve un duplicado;
6. envía una comunicación solo al segmento consentido;
7. exporta todo el perfil y solicita borrado;
8. simula caída de integración y trabajo offline/manual;
9. mide minutos, errores y ayuda requerida;
10. documenta brechas y costo para resolverlas.

La prueba debe incluir anfitrión, gerente, marketing, finanzas y quien administra privacidad. La plataforma que convence a dirección puede añadir pasos en la puerta.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es el mejor CRM para restaurantes?

No hay uno solo: depende de si el perfil del comensal nace de la reserva o de una venta comercial. Si nace de la reserva, la lista corta razonable en 2026 es SevenRooms, OpenTable, Eat App y CoverManager. Si nace de eventos o convenios, Capsule y Bitrix24 cuestan menos y bastan. El criterio de desempate no es el número de funciones: es qué POS integra en tu país, cuánto suma el costo variable por comensal —USD 1 a USD 2 según plataforma— y si puedes exportar el perfil completo al salir.

¿Un plan gratuito basta?

Puede servir para validar un flujo comercial pequeño. Si reservas, POS, mensajes o automatización son esenciales, suma add-ons y trabajo antes de comparar.

¿Debo elegir primero CRM o reservaciones?

Si el perfil nace de la reserva, evalúalos juntos. Separarlos puede ser válido, pero exige una identidad compartida y reglas de sincronización.

¿Kavasoft reemplaza un CRM?

No. Kavasoft para restaurantes se enfoca en inventario, ubicaciones y movimientos de botellas. El CRM administra relaciones y comunicaciones. La arquitectura debe asignar una fuente de verdad a cada dato.

La mejor comparativa termina con una salida demostrada

No firmes por una pantalla bonita ni por una lista de “sí”. Reproduce el flujo, calcula tres años, exporta un perfil y lee la cláusula de terminación. Elegir bien no es encontrar la plataforma más grande: es conocer el costo y el control de operar con ella.